Administrative Assistenz (m/w/d)

Ab sofort suchen wir dich in Vollzeit:

Du übernimmst administrative und hausinterne Aufgaben zur Wahrung unserer organisatorischen Abläufe. Du arbeitest dabei eng mit der Geschäftsführung unseres Unternehmens zusammen und berichtest an die Leiterin Administration.

Deine Aufgaben als Administrative/r Assistent/in:

• Kontrolle und Abgleich von Eingangsrechnungen, sowie Erstellen von Monatsrechnungen
• Organisation von Vertragsangelegenheiten u.a. mit Dienstleistern und enge Zusammenarbeit mit unseren Rechtsanwälten
• vorbereitende Buchhaltung und enge Zusammenarbeit mit unseren Steuerberatern
• Administrative Verwaltung des Personals (Schalten von Stellenanzeigen und Begleitung des Recruitingprozesses, Erstellen und Verwalten von Personalunterlagen, On- und Offboarding des Personals, Materialausgabe und -verwaltung, Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen, Überwachung der Stundenschreibung, Einbuchen von Freelancern)
• Büroorganisation (Steuerung unserer Reinigungsfachkraft und unseres Hausmeisters, Bearbeitung der Post, Besorgung von z.B. Büromaterialien, Umsetzung von Caterings für inhouse Termine mit Kunden und Partnern)
• Termin- und Reiseplanung
• Planung und Umsetzung von Firmenevents sowie firmeneigenen Projekten u.a. Weihnachtspost und Werbemittel

Werde Teil eines familiären, motivierten und wachsenden Teams. Wir bieten dir eine spannende Position in einem offenen und dynamischen Umfeld mit interessanten und anspruchsvollen Aufgaben.

Das bietet dir ZEPTER&KRONE sonst noch:

• ein hochmotiviertes Team mit flachen Hierarchien
• schöne Arbeitsatmosphäre in einer Villa in Charlottenburg
• Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung
• drei Bürohunde
• modernste Technik und Infrastruktur
• prall gefüllte Obstkörbe, kostenfreie Snacks, Softgetränke und Kaffeespezialitäten
• konkurrenzfähige Gehaltsstrukturen

Was wir von dir als Administrative/r Assistent/in erwarten:

• du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium idealerweise mit Schwerpunkt Personalwesen und/oder Rechtswesen und/oder Finanzwesen
• du verfügst bestenfalls bereits über eine mindestens einjährige, themenspezifische Berufserfahrung in einer anderen Agentur oder einem anderen Unternehmen mit entsprechenden Kenntnissen

• du beherrschst die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift, hast einen guten Ausdruck und eine Affinität für Zahlen und Verwaltung
• du bist ein hilfsbereites Organisationstalent und verfügst über Empathie und Geschick, um auch komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln
• du lässt dich nicht von einer kommunikativen Umgebung davon abbringen, auch mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentriert zu bewältigen
• du besitzt eine schnelle Auffassungsgabe und ein sehr gutes Zeitmanagement
• darüber hinaus bist du übergut strukturiert und arbeitest stets akkurat
• du verfügst über Kommunikationsstärke, Einsatzbereitschaft, Flexibilität und bist belastbar sowie unablässig fokussiert auf die beste Lösung
• wünschenswert, aber kein Muss: du hast bereits Kenntnisse im Umgang mit Software-Tools wie basecamp, easyJob, Google Drive und Personio